Procedure Ledenvergadering 2020

Zoals al eerder bekend is gesteld, zijn fysieke bijeenkomsten als een ledenvergadering dit jaar helaas niet mogelijk c.q. niet wenselijk vanwege maatregelen tegen de verspreiding van het Coronavirus. Daarom is in een eerder bericht al aangegeven dat de Veluwedag 2020 – en daarmee dus ook de ledenvergadering – definitief niet doorgaat. Om toch de vereiste besluiten te kunnen nemen, nieuwe benoemingen te kunnen laten ingaan en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid in 2019, heeft het bestuur ervoor gekozen om de ledenvergadering digitaal te laten verlopen.

Hiervoor is de volgende procedure vastgesteld:

  • Uiterlijk 22 september 2020 zijn de stukken op het ledengedeelte van de site beschikbaar. Daarnaast zullen de stukken ook via de ledenadministratie rechtstreeks worden toegestuurd aan alle leden van wie een e-mailadres bekend is. Leden die de stukken schriftelijk willen ontvangen, kunnen ze opvragen bij de secretaris. Als er niet om schriftelijke stukken wordt verzocht, gaat de procedure alleen digitaal verder.
  • Tot uiterlijk 1 oktober 2020 kunnen de leden vragen stellen over de inhoud van de stukken onder vermelding van naam en lidnummer dan wel adres. Vragen kunnen schriftelijk (via adres secretaris) of digitaal (secretaris@veluwsegeslachten.nl) worden ingediend.
  • Op 8 oktober a.s. maakt het bestuur – indien van toepassing – de antwoorden op de vragen en de definitieve teksten van de stukken bekend.
  • Tot 16 oktober 2020 24.00 uur kan worden gestemd. Voor deze stemming zijn stemformulieren beschikbaar op het ledendeel van de website. Dit zijn Word-formulieren die na invulling via email kunnen worden opgestuurd naar secretaris@veluwsegeslachten.nl. Voor de leden die schriftelijke stukken hebben opgevraagd en vragen hebben gesteld, zal het stemformulier per post worden toegestuurd. Het bestuur controleert of de stemformulieren geldig zijn en of er per lid slechts één stem is uitgebracht. Hierbij is alleen de laatst binnengekomen stem geldig.
  • Op 24 oktober a.s. zal de uitslag van de stemming door het bestuur bekend worden gemaakt en zal de benoeming van de nieuwe bestuursleden ingaan.
  • De agenda van de Algemene Vergadering 2020 is als volgt:

                 1. Vaststelling van deze procedure.

                 2. Vaststelling van de notulen van de Algemene Vergadering van 5 oktober 2019.

                 3. Vaststelling van de verantwoordingsstukken:

                     a. Jaarverslag 2019
                     b. Jaarrekening 2019
                     c. Verklaring van de kascommissie d.d. 20-07-2020

               4. Goedkeuring van de beleidsstukken:

                     a. Werkplan 2021
                     b. Begroting 2021
                     c. Beleidsplan 2022 – 2026
                     d. Meerjarenbegroting 2022 – 2026

             5. Bestuursmutaties:

                    a. Benoeming Frankje Huisman
                    b. Benoeming Gert van Beek
                    c. Benoeming Jan Mulderij
                    d. Decharge Heimen Hooijer.

            6. Beantwoording van vragen die niet herleidbaar zijn tot de stukken die zijn vastgesteld.